Заполнение документов по шаблону знакомо всем. Справки, счета, договора, декларации, отчеты и т.д. – сопровождают любой рабочий процесс. Если это часть вашей работы и вы заполняете документы данными из Excel, то вы попали куда нужно.

Все делается в два шага:

  1. Ячейкам в Excel даются названия.
  2. Эти названия вставляются в нужные места в документе Word.

Теперь подробнее:

Во-первых, что такое название ячейки?

Вот это поле слева от строки формул дает ячейке название:

Сейчас в этом поле написано В3.

Если в этом поле написать Цена_товара, то ячейка В3 получит название Цена_товара. Вот так:

Теперь, например, формулу =В3*1,2 можно написать так: = Цена_товара*1,2 и результат будет одинаковый.

Попробуйте и сразу все поймете.

Со вторым шагом еще проще.

Например, содержимое нашей ячейки Цена_товара (в нашем примере это 45) нужно вставить вместо подчеркивания в текст:

«В договоре указан товар по цене __ руб. в необходимом количестве».

Для этого просто надо заменить подчеркивание на название ячейки в фигурных скобках. Вот так:

«В договоре указан товар по цене {Цена_товара} руб. в необходимом количестве».

Все, теперь кликнуть кнопку Заполнить и создается новый документ Word с текстом:

«В договоре указан товар по цене 45 руб. в необходимом количестве».

Кнопка Заполнить находится в меню Робастика на вкладке Надстройки в Excel:

Еще раз поясним весь процесс от начала до конца:

  1. В файле Excel находятся данные, которыми надо заполнить поля в документе Word.
  2. Даем название каждой ячейке Excel, которую надо подставлять в Word.
  3. В документе Word названия ячеек вставляем в фигурных скобках в те места, куда надо подставлять содержимое этих ячеек. Этот документ Word теперь будем называть шаблоном.
  4. Нажать кнопку Шаблон и в появившемся окне выбрать нужный файл .docx, в котором вставлены названия ячеек в фигурных скобках.
  5. Нажать кнопку Заполнить. После этого будет открыт шаблон и в него вместо фигурных скобок будут подставлены данные из Excel. Затем заполненный документ будет сохранен с именем файла Excel и в ту же папку, где находится этот файл Excel. Если файл Excel называется Справка.xlsx, то заполненный шаблон сохранится рядом с ним под именем Справка.docx.

Не стоит называть шаблон одинаково с файлом Excel: Справка.docx и Справка.xlsx.

Если шаблон назвать Справка.docx, то после заполнения данными из Справка.xlsx заполненный файл сохранится под тем же именем Справка.docx вместо шаблона, т.е. шаблон пропадет. В данном случае шаблон можно назвать Шаблон справки.docx.

Посмотрите наглядное объяснение в видео немного другими словами:

Откройте демонстрационные файлы Excel и Word, на примере которых можно "вживую потрогать" работу автозаполнения. Подробнее в блоге Робастика: Как работает автозаполнение - разбор примеров шаг за шагом

Как вставить целую таблицу

Например, для вставки таблицы с листа Экспликация название этого листа нужно вставлять как {Экспликация}. Т.е. чтобы указать лист Excel, с которого надо вставить таблицу в документ, в название этого листа на ярлыке нужно добавить фигурные скобки. Вот так:

И в документе Word также указать название листа в фигурных скобках:

Это все, что нужно для вставки таблицы.

Теперь при нажатии кнопки Заполнить вся таблица целиком со вкладки Excel с названием {Экспликация} будет вставлена в шаблон Word вместо {Экспликация} точно с тем форматированием, которое сделано в Excel.

Обратите внимание, что форматирование используется разное при вставке ячеек и таблиц:

При вставке ячеек используется форматирование в Word для {Названия_ячейки}
При вставке таблиц таблица вставляется вместе со своим форматированием - как оно сделано в Excel.

Вставка изображений

Робастик вставляет в шаблон Word также изображения: фотографии, схемы и графики, сканы и скриншоты, рисунки и прочие иллюстрации. Как организовать автозаполнение таблиц изображениями и формирование фототаблиц в шаблоне Word читайте в статье Автоматически добавляем фототаблицы с изображениями и рисунками в шаблонные документы

Как избежать ошибок при заполнении шаблона Word из Excel

Хотя в целом макрос формирует документы безошибочно, его настройка и исходные данные для вставки в поля формы все еще требуют контроля. Для решения этой задачи в Робастике предусмотрены специальные возможности, позволяющие свести к минимуму ошибки из-за человеческого фактора при автоматической загрузке данных из таблицы Excel в поля формы Word.

Смотрите разбор этих возможностей в статье Инструменты для контроля ошибок автозаполнения шаблона Word

Демонстрационные примеры

Демонстрационные файлы Робастика разработаны для бысторого знакомства с настройкой автозаполнения шаблонов Word данными из Excel. Что это за файлы, как они устроены, как ими пользоваться для настройки заполнения своих шаблонов - наглядно показано в статье Разбор примеров шаг за шагом.

Дополнительные функции

  1. Для работы с ФИО есть функции склонения (кому, кого), определения пола (-ый, -ая) и сокращения инициалов. Например: директор Иванов Иван Иванович можно изменить на директору Иванову И.И.
  2. Несколько вариантов написания чисел словами (суммы прописью), например: 3,33 → Три рубля 33 коп.
  3. Определение расстояния в метрах между географическими точками по долготе и широте.

Примеры использования функций находятся:

  1. в демонстрационных примерах в файлах .xlsx (идут в комплекте с Робастиком),
  2. в инструкции Руководство пользователя в.14.pdf (тоже в комплекте),
  3. в Настройки → Функции → Сумма прописью → знак ? справа в пункте меню. (также в других функциях)

Техподдержка

Вопросы по использованию Робастика можно обсудить здесь: