Заполнение документов по шаблону знакомо всем. Справки, счета, договора, декларации, отчеты и т.д. – сопровождают любой рабочий процесс. Если это часть вашей работы и вы заполняете документы данными из Excel, то вы попали куда нужно.

Все делается в два шага:

  1. Всем нужным ячейкам в Excel даются названия.
  2. Эти названия вставляются в нужные места в документе.

Теперь подробнее:

Во-первых, что такое название ячейки?

Вот это поле слева от строки формул дает ячейке название.

Сейчас в этом поле написано В3. Если в этом поле написать Цена_товара, то ячейка В3 получит название Цена_товара. Вот так:

Теперь, например, формулу =В3*1,2 можно написать как = Цена_товара*1,2 и результат будет одинаковый. Попробуйте и сразу все поймете.

Со вторым шагом проще. Например, содержимое нашей ячейки Цена_товара (в нашем примере это 45) нужно вставить вместо подчеркивания в текст:

«*В договоре указан товар по цене __ руб. в необходимом количестве*».

Для этого просто надо заменить подчеркивание на название ячейки в фигурных скобках, вот так:

«В договоре указан товар по цене {Цена_товара} руб. в необходимом количестве».

Все, теперь при клике кнопки Передать в Word создается новый документ Word с текстом:

«В договоре указан товар по цене 45 руб. в необходимом количестве».

Еще раз повторим весь процесс от начала до конца:

  1. В файле Excel находятся данные, которыми надо заполнить текст в документе Word.
  2. Даем название каждой ячейке, которую надо подставлять в текст.
  3. В документе Word названия ячеек вставляем в фигурных скобках в те места, куда надо подставлять их значения. Этот документ теперь будем называть шаблоном.
  4. В меню Робастика кликнуть кнопку Укажите файл шаблона Word и в появившемся окне выбрать нужный шаблон.
  5. В меню Робастика кликнуть кнопку Передать в Word.

После этого будет открыт шаблон и в него будут подставлены значения из Excel. Затем заполненный документ будет сохранен с именем файла Excel и в ту же папку, где находится этот файл.

Никогда не называйте шаблон одинаково с файлом Excel

Теперь о вставке целой таблицы.

Например, для вставки таблицы с листа Экспликация название этого листа нужно вставлять как {Экспликация}. Т.е. чтобы указать лист Excel, с которого надо вставить таблицу в документ, в название этого листа на ярлыке нужно добавить фигурные скобки.

И в документе Word также указать название листа в фигурных скобках:

Бонусы

  1. Кнопка Обнулить расчет очистит все ячейки с названиями. Это позволяет избежать ошибки, когда в Excel по недогляду остаются старые данные и потом они попадают в новый документ.
  2. Незаполненные ячейки с названиями подсвечиваются красным цветом. Это позволяет избежать ошибки, когда в шаблон передаются пустые ячейки. Эта подсветка отключается в Настройки – Контроль – Подсветка незаполненных ячеек.
  3. После заполнения шаблона данными в файле Excel создается лист Контроль, на котором указываются результаты заполнения, в т.ч. все использованные и пропущенные ячейки.

Откройте демонстрационные примеры, которые идут в комплекте с Робастиком

Дополнительные функции

  1. Для работы с ФИО - функции склонения (кому, кого), определения пола (-ый, -ая), сокращения инициалов.
  2. Несколько вариантов написания чисел словами (3,33 → Три рубля 33 коп).
  3. Определение расстояния между географическими точками по долготе и широте.

Примеры использования функций находятся в демонстрационных примерах (идут в комплекте с Робастиком), в инструкции Как пользоваться программой.docx, в Меню – Настройки – Функции.

Техподдержка

Вопросы по использованию можно обсудить здесь.

Больше информации в Вики.