Заполнение документов по шаблону знакомо всем. Справки, счета, договора, декларации, отчеты и т.д. – сопровождают любой рабочий процесс. Если это часть вашей работы и вы заполняете документы данными из Excel, то вы попали куда нужно.
Все делается в два шага:
- Всем нужным ячейкам в Excel даются названия.
- Эти названия вставляются в нужные места в документе.
Теперь подробнее:
Во-первых, что такое название ячейки?
Вот это поле слева от строки формул дает ячейке название.
Сейчас в этом поле написано В3. Если в этом поле написать Цена_товара, то ячейка В3 получит название Цена_товара. Вот так:
Теперь, например, формулу =В3*1,2 можно написать как = Цена_товара*1,2 и результат будет одинаковый. Попробуйте и сразу все поймете.
Со вторым шагом проще. Например, содержимое нашей ячейки Цена_товара (в нашем примере это 45) нужно вставить вместо подчеркивания в текст:
«*В договоре указан товар по цене __ руб. в необходимом количестве*».
Для этого просто надо заменить подчеркивание на название ячейки в фигурных скобках, вот так:
«В договоре указан товар по цене {Цена_товара} руб. в необходимом количестве».
Все, теперь при клике кнопки Передать в Word создается новый документ Word с текстом:
«В договоре указан товар по цене 45 руб. в необходимом количестве».
Еще раз повторим весь процесс от начала до конца:
- В файле Excel находятся данные, которыми надо заполнить текст в документе Word.
- Даем название каждой ячейке, которую надо подставлять в текст.
- В документе Word названия ячеек вставляем в фигурных скобках в те места, куда надо подставлять их значения. Этот документ теперь будем называть шаблоном.
- В меню Робастика кликнуть кнопку Укажите файл шаблона Word и в появившемся окне выбрать нужный шаблон.
- В меню Робастика кликнуть кнопку Передать в Word.
После этого будет открыт шаблон и в него будут подставлены значения из Excel. Затем заполненный документ будет сохранен с именем файла Excel и в ту же папку, где находится этот файл.
Никогда не называйте шаблон одинаково с файлом Excel
Теперь о вставке целой таблицы.
Например, для вставки таблицы с листа Экспликация название этого листа нужно вставлять как {Экспликация}. Т.е. чтобы указать лист Excel, с которого надо вставить таблицу в документ, в название этого листа на ярлыке нужно добавить фигурные скобки.
И в документе Word также указать название листа в фигурных скобках:
Бонусы
- Кнопка Обнулить расчет очистит все ячейки с названиями. Это позволяет избежать ошибки, когда в Excel по недогляду остаются старые данные и потом они попадают в новый документ.
- Незаполненные ячейки с названиями подсвечиваются красным цветом. Это позволяет избежать ошибки, когда в шаблон передаются пустые ячейки. Эта подсветка отключается в Настройки – Контроль – Подсветка незаполненных ячеек.
- После заполнения шаблона данными в файле Excel создается лист Контроль, на котором указываются результаты заполнения, в т.ч. все использованные и пропущенные ячейки.
Откройте демонстрационные примеры, которые идут в комплекте с Робастиком
Дополнительные функции
- Для работы с ФИО - функции склонения (кому, кого), определения пола (-ый, -ая), сокращения инициалов.
- Несколько вариантов написания чисел словами (3,33 → Три рубля 33 коп).
- Определение расстояния между географическими точками по долготе и широте.
Примеры использования функций находятся в демонстрационных примерах (идут в комплекте с Робастиком), в инструкции Как пользоваться программой.docx, в Меню – Настройки – Функции.
Техподдержка
Вопросы по использованию можно обсудить здесь.
Больше информации в Вики.